Svar til gæsterne, også kl. 23 og på tysk.
Hellu tager telefonen og svarer på mail og chat om værelser, priser, hunde, check-in og allergener ud fra jeres egen hjemmeside, og giver bookinger og særlige ønsker videre til receptionen med det hele udfyldt.
Kunde: Hej, må vi tage hunden med, hvis vi kommer i weekenden?
Hellu: Ja, hunde er velkomne i vores hundevenlige værelser for 150 kr. pr. nat. De må dog ikke komme med i restauranten.
Kunde: Fint. Har I et ledigt værelse fra fredag til søndag til to voksne og en hund?
Hellu: Jeg kan ikke se, hvilke værelser der er ledige, så jeg har givet din forespørgsel videre til receptionen: fredag til søndag, to voksne og en hund. Receptionen vender tilbage til dig på mail.
Givet videre til receptionen
Eksempel Badehotel Vesterhavet, et hotel med restaurant ved Vesterhavet, vi har opfundet.
Det spørger jeres gæster om
- »Må vi tage hunden med?« Svarer ud fra jeres regler.
- »Hvornår er check-in, og kan vi komme tidligere?« Svarer, og giver ønsket om tidlig check-in videre.
- »Har I parkering og opladning til elbil?« Svarer ud fra det, der står på jeres hjemmeside.
- »Sprechen Sie Deutsch?« Svarer på tysk, og resten af samtalen også.
- »Kan I tage hensyn til en nøddeallergi?« Svarer kun ud fra det, I har skrevet om allergener, og giver resten videre til køkkenet.
- »Har I ledige værelser den første weekend i juli?« Fortæller om værelser og priser og giver forespørgslen videre med datoer og antal gæster.
- »Kan vi få et bord til fire i aften?« Sender gæsten til jeres bordbooking, eller giver det videre til jer.
- »Jeg vil gerne klage over vores ophold.« Giver det videre til en leder med hele samtalen.
Sådan går et opkald til et hotel
Kunden fik: svar på tysk om check-in og hunden
I fik: et opkald besvaret, mens receptionen tjekkede gæster ind
Skriv jeres nummer, så ringer Hellus egen assistent jer op. Spørg den om Hellu.
Kan I ikke se feltet? Ring til os på +45 28 25 10 16.
Vi bruger kun nummeret til det her ene opkald.
Badehotel Vesterhavet, det er Sofie. Hvad kan jeg hjælpe med?
Guten Abend. Sprechen Sie Deutsch?
Ja, natürlich. Wie kann ich Ihnen helfen?
Wann ist der Check-in, und dürfen wir unseren Hund mitbringen?
Check-in ist ab 15 Uhr. Hunde sind in unseren hundefreundlichen Zimmern willkommen, für 150 Kronen pro Nacht.
Det slipper I for
Gæster i lobbyen, der venter, mens I taler i telefon
Telefonen og indbakken bliver besvaret, mens I tjekker gæster ind, så I kan passe dem, der står foran jer.
Sprog, I ikke selv taler
På mail og i chatten svarer Hellu på gæstens eget sprog. I telefonen skifter den, når gæsten taler fx tysk eller engelsk, men ikke mellem dansk, svensk og norsk.
At spørge efter datoer og antal gæster
Datoer, antal gæster, ønsker og kontaktoplysninger er skrevet ned, før forespørgslen når jer, så I kan sige ja med det samme.
Systemer, den virker med i dag
Hellu læser jeres hjemmeside og jeres dokumenter: værelser, priser, menukort og allergener. Den er ikke koblet på jeres booking- eller bordsystem endnu, så værelser og borde bliver givet videre til jer med alt udfyldt.
Det gør den ikke
- Lover ikke særlige ønsker, før receptionen har sagt ja
- Lover ikke værelser, den ikke kan se
- Gætter ikke, når det handler om allergener
I betaler, når den løser noget.
Et hotel, hvor Hellu løser 400 henvendelser om måneden selv, betaler 2.500 kr. om måneden på Fuld skala. Tager den telefonen, kommer nummer og minutter oveni.
Spørgsmål
Kan den booke værelser direkte?
Ikke endnu. Den fortæller om værelser og priser og giver forespørgslen videre til receptionen med datoer, antal gæster og kontaktoplysninger, så I kan bekræfte den med det samme.
Lyder den som vores reception?
Den læser jeres hjemmeside og de mails, receptionen har sendt, og svarer i samme tone. I kan rette tonen, når I vil.
Hvad med gæster, der vil tale med et menneske?
De bliver stillet videre til receptionen med et kort resumé af samtalen. Er receptionen lukket, ligger samtalen klar i Hellu, når I møder ind.
Hvilke sprog taler den?
Dansk, engelsk, tysk, fransk, spansk, svensk, norsk, hollandsk, italiensk og portugisisk. Den svarer på det sprog, gæsten skriver eller taler, men i telefonen skifter den ikke mellem dansk, svensk og norsk.
Hvad hvis en gæst spørger om noget, den ikke ved?
Så siger den det og gætter ikke. Den gemmer spørgsmålet og giver det videre til receptionen, og når I har svaret én gang, ved den det næste gang.
Noget, vi ikke har svaret på? Skriv til [email protected].
Prøv den på jeres egen virksomhed.
Skriv jeres hjemmeside. Om et minut kan I tale med den.
Hellere tale med et menneske? Ring på +45 28 25 10 16, eller book en gennemgang.